업무 메일 작성 요령

이래저래 기획 직군을 담당한지 반년이 넘었는데, 이번 기회에 정말 좋은 분을 신입 기획자로 영업했다.

다양한 분야에서 경험을 거치고 오신 분이지만, ‘게임 기획’ 업무에 있어서는 처음인지라, 가볍게 가볍게 요령들을 하나씩 짚어가고 있던 차에… 이왕 이렇게 된거, 기획자 더 충원하기 전에 좀 정리하자는 의미에서 몇 가지 요령을 정리해 보았다.

물론 ‘요령’인지라 회사마다 특징이 다르겠지만, 일반적으로 통하는 부분들이 있을 것 같아 지식이 아닌 정보 공유 차원에서 한 번 올려본다. :)

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안녕하세요, 오원탁입니다.

오늘은 업무 메일의 작성 요령에 대해 알려드리겠습니다.
업무 메일은 다양한 목적을 가지고 있지만, 가장 큰 부분은 정확한 전달 또는 지시를 위한 도구라는 점이 핵심입니다.

정확한 전달과 지시를 위해서는, 빠져서는 안되는 것들이 몇가지 있습니다.
아래의 내용들을 확인하시고, 업무 메일의 기본 요소를 갖춰 메일을 작성할 수 있도록 많은 참고 바랍니다.

• 메일의 제목
• 카테고리를 명시
• 일반적으로 중괄호([, ])를 사용하여 카테고리를 표시합니다.
• 한 번 설정한 카테고리는 되도록 바꾸지 않도록 합니다.
• 빠짐없는 핵심 키워드
• 메일의 목적을 한 줄로 설명할 수 있도록 메일 전체 내용을 요약하여 표현합니다.
• 메일의 내용
• 검색 친화적인 키워드
• 마치 블로그에 태그를 달 듯, 메일에서 언급해야 할 내용들에서 검색 키워드로 사용될만한 내용들은 최대한 전부 표기하도록 합니다. (영문 표기가 포함되면 좋습니다.)
• 특히 첫번째로 발송하는(Re:가 붙지 않은) 메일인 경우, 검색될 수 있는 모든 키워드를 고려하여 충실하게 내용을 담을 수록 좋습니다.
• 깔끔한 정리
• 메일의 내용을 편하게 읽을 수 있도록, 불릿이나 넘버링을 적절히 사용하여 깔끔히 구분합니다. 큰 주제가 여러개가 있을 경우, 볼드나 언더바를 사용하여 내용의 단계(깊이)를 명시해 주면 더욱 좋습니다.
• 일반적으로 내부에서 공유하는 메일은 상관없지만, 보고서 등의 공식성을 가지게 될 수 있는 문서들은 있는 그대로 외부에 포워딩 될 수 있으므로, 신경을 써서 작성하셔야 합니다.
• 목적의 명시
• 본인이 작성한 메일이 궁극적으로 무엇을 목표로 하는 것인지, 제대로 명시해야 합니다.
• 만일 '상위권자의 결정'을 목적으로 한다면, 메일의 첫 부분과 말미에 "~~~에 대한 검토와 의사 결정을 요청 드립니다." 라는 식으로 제대로 명시를 해야 합니다.
• 보고서의 경우도 "~~~에 대한 보고를 드립니다."와 같이, 본인이 작성한 메일에 대해 정확한 목적을 명시해야만 합니다.
• 메일의 정리
• 인사문구와 시그니쳐(서명)
• 외부로 발송하는 메일일 경우, "안녕하십니까, (주)아이씨유의 기획팀 소속 OOO입니다."와 같이, 회사명과 직군, 본인이 이름을 빠짐없이 입력하도록 합니다.
• 회사의 대표성을 가지고 메일을 보내는만큼, 특히 첫 메일에는 빠짐없이 작성하는 것이 중요합니다.
• 그리고 메일의 말미를 정리할 때는 일반적으로 "감사합니다." 라는 문구를 추가합니다. 하지만 딱히 중요한 건 아니니 그냥 안쓰셔도 됩니다.
• 서명같은 경우엔 회사에서 사용하는 기본 포맷의 내용만 빠짐없이 입력하시면 됩니다.
• 오타, 꼬인 말 조심
• 급하게 쓰는 메일이 아닌 이상, 최대한 오타를 쓰지 않도록 조심해야 합니다. 그리고 앞뒤가 맞지 않는 말을 쓰거나, 중간에 단어를 빼먹어서 '이게 무슨 소린가요?' 같은 말이 나오지 않도록, 발송 직전에는 빠짐없이 읽어본 뒤에 보내도록 합니다.

이 외에도 다양한 요령들이 있으나, 실무를 진행하시면서 지속적으로 업그레이드 해 나가시길 바랍니다. :)


감사합니다.